Montag, 12. Oktober 2026. Ich öffne RITA, und die erste Zeile auf dem Bildschirm lautet: „Jetzt wird’s Zeit, Hubertus. 5 Leute warten über die Frist.” Darunter, ohne Höflichkeit: „1 Frage blockiert den nächsten Schritt, 3 Zweitgespräche fehlen, 3 Absagen liegen ungesendet, 16 Leute haben seit der Bewerbung nichts von uns gehört.”
RITA ist unser Recruiting-Agent. Kai hat sie gebaut. Ich bin der Tester im Ernstfall: Ich sichte, führe die Erstgespräche, probiere aus, was sie vorschlägt, und sage ihm, was nicht funktioniert. An diesem Morgen hält sie mir eine Liste vor, die ich mir selbst nicht geschrieben hätte. Und sie hat recht.
Das Ergebnis vorweg, weil es der Grund ist, warum ich diesen Artikel schreibe. Zwischen dem 19. September, als die Stellen online gingen, und dem 12. Oktober haben wir für sechs offene Rollen 44 Bewerbungen bekommen, ohne einen Euro für Stellenanzeigen. 40 Menschen haben eine Antwort, mit acht haben wir gesprochen. Nach unserer Rechnung, die ich weiter unten offenlege, hat RITA uns in dieser Zeit rund 30 Stunden Vorbereitung und Verwaltung abgenommen, etwa zwei Drittel des Aufwands. Ich habe selten erlebt, dass ein Werkzeug so viel Zeit spart. Und noch nie, dass die Ergebnisse dabei besser werden statt schlechter: Die Einschätzungen sind gründlicher als meine eigenen nach dem dritten Lebenslauf am Abend, die Mails individueller als alles, was ich unter Zeitdruck schreibe.
Der Rest dieses Artikels ist die Werkstatt dahinter: was in der ersten Version schiefging, wie der Agent heute arbeitet, woher die Bewerbungen kamen und was noch nicht läuft.
Die erste RITA konnte schreiben, aber nichts wissen
Angefangen hat es im Sommer als Textassistent in Langdock: ein Systemprompt, fünf Wissensdokumente über unser Unternehmen, fertig. Damit ließen sich Stellenanzeigen und Antwortmails formulieren, und zwar in einem Ton, der zu uns passte. Für einen Nachmittag war das beeindruckend.
Dann kam die Alt-Analyse, die im Projektkonzept vom 19. August steht. Die alte RITA hatte einem Bewerber eine Beteiligung am Unternehmen in Aussicht gestellt, die in unserem Vergütungsdokument so nicht existierte. Ihre Bewertungsmatrix war auf eine technische Rolle festgenagelt und summierte sich auf 95 Prozent statt 100. Sie sprach Kunden mit „Sie” und Bewerber mit „Du” an, und wo beides in einem Dokument vorkam, wurde es Zufall. Beim Export liefen Tabellen zusammen.
Keiner dieser Fehler war ein Fehler des Sprachmodells. Es waren Fehler eines Systems, das sich nichts merken konnte. Ein Prompt weiß nicht, wem wir letzte Woche abgesagt haben. Er weiß nicht, dass Kai das Zweitgespräch führt. Er weiß nicht, dass ein Bewerber schon zweimal nachgefragt hat.
Gedächtnis statt Prompt
Am 19. August hat Kai 38 Grundregeln festgelegt. Nicht Prompts, sondern Regeln: Wer entscheidet was? Wann gilt eine Nachricht als versendet? Was darf RITA allein, was nur auf Zuruf? Daraus wurde ein Projekt in Claude Code mit einem gemeinsamen Google-Drive-Ordner, in dem drei Dinge liegen.
Erstens eine Betriebsanleitung mit den Regeln. Zweitens das Unternehmenswissen: wer wir sind, was wir liefern, wie wir arbeiten, was wir bezahlen. Drittens, und das ist der Kern, ein Gedächtnis in drei Ebenen. Pro Projekt ein Index. Pro Stelle ein Memo mit Entscheidungen und Übergaben. Pro Bewerber eine Akte mit Status, Verlauf, offenen Punkten und nächstem Schritt. Dazu ein Journal, in das jede Arbeitssitzung schreibt, damit Kai am nächsten Morgen liest, was ich am Abend entschieden habe.
Zwei Tage später, am 21. August, standen alle sechs Rollen, für die wir gerade suchen: Assistenz der Geschäftsführung, Projektmanagement, AI Consultant, Developer, Agent-Builder, AI Trainer. Für jede Rolle ein freigegebenes Profil, Fragen fürs Formular, ein Leitfaden für das Kennenlernen, ein zweiter für das fachliche Interview, eine Bewertungsmatrix, Ideen für eine Arbeitsprobe. Was in dieser Reihenfolge entsteht, passt zusammen: Die Formularfrage misst dasselbe Kriterium wie die Interviewfrage, und beide landen in derselben Matrix. Vorher hatten wir das alles auch, nur in vier Dokumenten, die sich nicht kannten.
RITA liest seitdem unser Postfach, gleicht Termine mit dem Kalender ab, wertet die Transkripte der Gespräche aus und schreibt, was sie daraus schließt, in die Akte. Inzwischen hat sie eine eigene Oberfläche: eine Tagesansicht, die mir sagt, was heute dran ist, eine Tafel, die jeden Bewerber in seiner Prozessstufe zeigt, und eine Übersicht der Stellen mit Fahrplan. Wo noch kein Datum steht, schlägt RITA eines vor, und ich bestätige nur.
Die Bewerbungen kamen über Sprachmodelle
Wir haben die sechs Stellen ausschließlich auf unserer eigenen Karriereseite veröffentlicht. Kein Jobportal, keine bezahlte Anzeige, kein Personalvermittler. Was dann passierte, hat uns überrascht: 44 Bewerbungen in gut drei Wochen, und nicht nur viele, sondern gute, in einer Qualität, die wir ohne bezahlte Anzeige nicht erwartet hätten.
Ich weiß offen gestanden nicht genau, woran das liegt. Meine beste Erklärung: Unsere Website ist vollständig mit KI gebaut und dabei so angelegt, dass Sprachmodelle sie gut lesen können, mit einer eigenen Übersichtsdatei für Maschinen und Stellenanzeigen, die als strukturierte Daten hinterlegt sind. Und soweit ich es aus den Gesprächen beurteilen kann, kamen nahezu alle Bewerber über ChatGPT, Claude oder Gemini. Viele hatten dort einen Agenten mit der Suche beauftragt. Der Agent fand uns.
Das ist eine Beobachtung, keine Messung. Aber wenn die Beobachtung stimmt, dann hat sich die Stellensuche gerade gedreht: Nicht der Bewerber liest Anzeigen, sondern sein Agent liest Websites. Wer dort nicht lesbar ist, existiert für diese Bewerber nicht.
Ein Entwurf ist keine Mail
Der Satz, der uns am meisten gekostet hat, bis wir ihn verstanden hatten, ist dieser: Eine vorbereitete Nachricht ist keine versendete Nachricht. Eine Einladung ist kein gebuchter Termin. Ein Kalendereintrag ist kein geführtes Gespräch.
RITA unterscheidet heute neun Zustände zwischen „Bewerbung eingegangen” und „Absage kommuniziert”. Dazwischen liegen: Entwurf erstellt, Versand unbestätigt. Rückfrage versendet. Antwort eingegangen. Einladung raus, Termin offen. Termin gebucht. Gespräch dokumentiert. Jeder dieser Zustände hat uns einmal Ärger gemacht, bevor er einen Namen bekam.
Das deutlichste Beispiel: Ich hatte einem Bewerber telefonisch abgesagt, weil die Projektmanagement-Erfahrung fehlte, die die Rolle verlangt. In der Akte stand noch die Empfehlung aus der Unterlagensichtung: einladen. RITA führte die Person weiter als offenen Fall, denn für sie war nichts passiert. Was nicht im System steht, ist nicht passiert. Seitdem gilt die Regel, dass ich ihr auch das sage, was ich außerhalb von ihr erledige, ein Satz reicht: „Ich habe telefonisch abgesagt.” Sie trägt es nach, die alte Empfehlung bleibt als Historie sichtbar, die neue Entscheidung gilt.
Und die Regel in die andere Richtung: RITA versendet nichts. Jede Mail entsteht als Entwurf in Gmail, ich lese, ändere, schicke. Auf dem Bildschirm vom 12. Oktober stand „8 Entwürfe von Rita” für acht Menschen, die seit Tagen nichts von uns gehört hatten, jeder mit einer eigenen kurzen Mail: wo wir stehen, was als Nächstes kommt, bis wann. Lesen, ändern, freigeben: Das ist mein Teil der Arbeitsteilung.
Die Zahlen, ehrlich gerechnet
Der Abgleich vom Vormittag des 12. Oktober ergab:
- 44
- unterschiedliche Bewerber für sechs Rollen
- 40
- davon mit Einladung, Rückfrage oder Absage kontaktiert
- 8
- Personen mit dokumentiertem Gespräch
Sechzehn davon bewerben sich auf die Assistenz, neun auf das Projektmanagement, acht als Developer, sechs als Consultant, drei als Agent-Builder. Für die Trainer-Rolle hat sich bisher niemand gemeldet. Das sind Zahlen eines Arbeitsstands, keine Erfolgsmeldung.
Zur Zeitersparnis gibt es eine Rechnung, keine Messung. Wir haben für jede Tätigkeit geschätzt, wie lange sie von Hand dauert und wie lange mit RITA einschließlich meiner Prüfung: ein Rollenpaket 180 statt 60 Minuten, eine Bewerbung sichten 20 statt 7, eine erste Antwort 8 statt 3, ein Gespräch vorbereiten 25 statt 10. Über die Welle gerechnet: 46 Stunden manuell, 16 mit RITA. Rund 30 Stunden weniger Vorbereitung und Verwaltung, etwa zwei Drittel.
Was in dieser Rechnung fehlt: der Aufbau im August. Die Anbindung von Postfach, Kalender und Transkripten. Die Stunden, die wir mit einem Synchronisationsfehler verloren haben, dazu gleich mehr. Die Gespräche selbst, die kein Agent führt. Und die Werkzeugkosten. Wer Ihnen für einen Agenten eine Ersparnis nennt, ohne die Annahmen daneben zu legen, rechnet für Sie, nicht mit Ihnen. Wie wir Wirtschaftlichkeit grundsätzlich abschätzen, steht in unserer Methode.
Was mich wirklich überrascht hat
Ich bin ehrlich geflasht. Nicht von den Funktionen, die hatte ich bei Kai bestellt. Von der Objektivität, die RITA in den Prozess bringt.
Ein Beispiel vom selben Montag: Eine Bewerbung lag in zwei Akten. RITA hatte die Person nach dem Lebenslauf als Agent-Builderin eingeordnet. Ich hatte sie nach dem ersten Lesen als Projektmanagerin gesehen, eher Richtung Implementierungsberatung. RITA hat den Widerspruch nicht aufgelöst, sondern mir vorgelegt: zwei Akten derselben Bewerbung, drei Knöpfe, im Gespräch klären. Ein Textassistent hätte meine Einschätzung übernommen. Ein Kollege hätte widersprochen. RITA hat widersprochen.
Dafür gibt es bei uns eine Regel, die wir Anti-Anker-Regel nennen: Nach einem Gespräch erstellt RITA ihre Bewertung aus dem Transkript, bevor sie meinen Eindruck liest. Ich gebe meinen Eindruck ab, bevor ich ihre Bewertung lese. Erst dann werden beide zusammengeführt, und die Abweichungen sind das Interessante. Ich gebe zu: Durchgehalten haben wir das nicht bei jedem Gespräch. Aber wo wir es durchgehalten haben, war die Abweichung zwischen ihrer Bewertung und meinem Eindruck die Zeile, über die wir am längsten gesprochen haben.
Natürlich checke ich noch viel quer. Aber ich habe hier einen Sparringspartner, der wie eine reale Kollegin mit mir arbeitet, mich hinterfragt und mir Feedback gibt. Dass ein System mir am Montagmorgen fünf überfällige Fälle vorhält, ist unangenehm. Dass es vorher niemand getan hat, war das eigentliche Problem.
Was noch nicht läuft
Das gehört in einen Werkstattbericht, sonst ist es Werbung.
Der gemeinsame Drive-Ordner ist zeitweise auseinandergelaufen. Kai und ich hatten unterschiedliche Stände derselben Akte, für eine Person existierten zwei Ordner. Die Zusammenführung hat einen Abgleich aller Cloud-Dateien gegen das Postfach gekostet. Seitdem schreibt jeder in eigene Feedback-Dateien und RITA liest Sammeldateien vor jedem Schreiben frisch. Gelöst ist das Problem damit nicht, nur seltener.
Nicht jede Sitzung hatte einen Journaleintrag. Der Index nannte weniger Akten, als es Bewerber gab. Das Formular auf unserer Karriereseite stellt derzeit eine Frage pro Rolle, das Screening-Konzept sieht mehrere vor, also ist die Ersteinschätzung dünner, als sie sein könnte. Der Talent-Pool, den das Konzept vorsieht, ist angelegt und nicht gepflegt. Und RITA läuft nicht von allein: Sie arbeitet, wenn einer von uns sie aufruft. Eine zeitgesteuerte Prüfung des Eingangs steht auf der Liste, nach einer stabilen Betriebsphase, nicht davor.
Ich schreibe das so ausführlich, weil die Reihenfolge die Lehre ist. Erst saubere Akten und ein konsistenter Kontaktstand. Dann vollständiges Screening. Dann feste Zuständigkeiten und der Weg Entwurf, Freigabe, Versand. Erst danach Automatisierung. Wer die Reihenfolge umdreht, automatisiert Unordnung.
Erst bei uns, dann beim Kunden
RITA ist kein Einzelfall, sondern unsere Arbeitsweise. Bauen, messen, lernen: Wir testen einen Prozess zuerst im eigenen Haus, mit echten Bewerbern, echten Fristen und echten Pannen, bevor wir ihn einem Kunden anbieten. Das Recruiting ist der aktuelle Fall. Die Website, auf der Sie das lesen, war der davor: vollständig mit KI gebaut, bevor wir Kunden erzählen, was damit geht. Was bei uns nicht hält, verkaufen wir nicht. Was hält, kennen wir dann nicht aus der Theorie, sondern mit allen Stellen, an denen es beim ersten Mal geknirscht hat.
Ihr Fall heißt vielleicht Bestelleingang, Reklamationen, Angebotsnachfassen oder Wartungsanfragen. Die Struktur ist dieselbe wie bei uns: viele parallele Vorgänge, Informationen in drei Systemen, zwei Menschen, die sich übergeben müssen, und der Unterschied zwischen „ist vorbereitet” und „ist erledigt”. Drei Dinge nehmen wir aus RITA mit.
Regeln vor Werkzeug. Die 38 Grundregeln vom 19. August haben mehr bewirkt als jedes Modell-Update. Wenn Sie nicht aufschreiben können, wann ein Vorgang als abgeschlossen gilt, kann es ein Agent auch nicht.
Gedächtnis in Dateien, die Menschen lesen können. Jede Akte bei uns ist eine Textdatei. Wenn RITA morgen ausfällt, liegt alles da, was wir wissen. Das ist Befähigung statt Abhängigkeit, auf uns selbst angewandt.
Entwurf ist nicht Versand. Der Agent bereitet vor, der Mensch gibt frei. Diese Grenze haben wir nicht aus Vorsicht gezogen, sondern weil die erste RITA ohne diese Grenze einem Bewerber etwas versprochen hat, das wir nicht halten konnten.
Ich war mir im August nicht sicher, ob sich der Aufwand für ein Recruiting mit sechs Rollen lohnt oder ob das die klassische Gründerbeschäftigung ist: lieber ein Werkzeug bauen als Bewerber anrufen. Die Rechnung sagt ja. Die 16 Menschen, die laut RITA zu lange auf eine Antwort gewartet haben, sagen etwas anderes: Das Werkzeug ist da, und ich war der Engpass.
Welcher Vorgang in Ihrem Unternehmen hat gerade niemanden, der ihn am Montagmorgen vorhält?
